Wie Du die Work-Life-Balance in Deinem Team verbesserst

Arbeit und Privatleben in Einklang bringen

Der Begriff Work-Life-Balance steht für ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben.

Für viele Menschen sind ein hohes Gehalt und die Karriere nicht die primären Ziele ihres Berufslebens. Viel wichtiger ist ihnen das übergeordnete Lebensglück. Und dabei spielt das Privatleben und die Familie eine enorme Rolle.

Mitarbeiter möchten ihr Familienleben mit ihrer beruflichen Tätigkeit in Einklang bringen. Durch die Zunahme des Zeit- und Leistungsdrucks bleibt oft weniger Zeit für das Privatleben und die physische sowie psychische Belastung steigen – was in der Regel auch Auswirkungen auf die Lebensqualität und Gesundheit hat.

Mitarbeiter wollen sich am Arbeitsplatz wohlfühlen – schließlich verbringt man dort ja den Großteil seines Tages. Im Vordergrund stehen dabei ein gutes Verhältnis mit Arbeitskollegen und Vorgesetzten sowie Spaß an der beruflichen Aufgabe.

Was bringt es für mein Business?

Ziel der Work-Life-Balance ist die (bessere) Vereinbarkeit von Beruf und Familie bzw. Privatleben. Wirklich gelingen kann sie aber nur, wenn beide Seiten – Mitarbeiter und Unternehmen – ihren Beitrag dazu leisten.

Eine ausgewogene Work-Life Ballance wirkt sich positiv auf das Unternehmen aus – in jeglicher Hinsicht.

• Mitarbeiter sind zufriedener
• Mitarbeiter sind leistungsfähiger
• Höhere Loyalität
• Gesteigerte Motivation
• Fehlzeiten und Mitarbeiterfluktuation nehmen ab, woraus Kosteneinsparungen für das Unternehmen resultieren
• Weitere Kompetenzen werden aufgebaut / erschlossen
• Positives Betriebsklima, moderne Unternehmenskultur
• Verbesserung der Kundenbeziehungen durch positives Betriebsklima
• Das Unternehmen gewinnt an Attraktivität als Arbeitgeber, was wiederum qualifiziertes und engagiertes Personal „anlockt“.

Was kann ich dafür tun?

Folgende drei Aspekte haben Einfluss auf die Work-Life-Balance der Mitarbeiter:

• Führungskompetenz:
  Die Notwendigkeit der Work-Life-Balance muss auch in der Führungsebene verstanden und priorisiert werden. Wenn ein Vorgesetzter seine Mitarbeiter permanent unter Zeit- und Leistungsdruck setzt und ihnen keine Anerkennung zukommen lässt, bringen alle internen Programme zur Förderung der Work-Life-Balance nichts.
  Wichtig ist dabei, dass der Wunsch der Mitarbeiter nach Flexibilisierung nicht mit fehlendem beruflichem Engagement gleichgesetzt wird. Im besten Falle übernehmen Führungskräfte, die selbst Work-Life-Balance-Maßnahmen in Anspruch nehmen, eine Vorbildfunktion.
• Mitarbeiterschulung:
  Durch eine Steigerung der organisatorischen Kompetenzen der Mitarbeiter – z. B. gezielte Schulungen in Zeitmanagement und Projektmanagement – kommen diese mit den Leistungsanforderungen besser zurecht. Einer Überforderung wird vorgebeugt und die Work-Life-Balance gefördert.
• Arbeitsbedingungen:
  Einen sehr großen Einfluss haben die Arbeitsbedingungen. Insbesondere Modelle, die eine hohe Zeitautonomie der Mitarbeiter erlauben verbessern die Work-Life-Ballance enorm. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Sabbaticals und Homeoffice-Lösungen.

Konkrete Maßnahmen

Work-Life-Balance muss nicht gleichbedeutend mit mehr Freizeit sein, sondern es geht dabei viel mehr um eine Steigerung der Flexibilität für die Mitarbeiter und mehr Effizienz in der täglichen Arbeit. Folgende konkreten Maßnahmen kannst Du ergreifen:

1. Know-How Priorisierung und Zeitmanagement

Eine wichtige erste Lektion für alle Mitarbeiter ist die schnelle Analyse und korrekte Priorisierung ihrer Aufgaben.

Nach dem Pareto-Prinzip sind 20% unserer Aufgaben ausschlaggebend für 80% unserer Ergebnisse. Leider widmen wir unsere Zeit meist den 80% – den dringenden Aufgaben – an Stelle der wichtigen 20%. Dabei würden uns diese 20% unserer Aktivitäten unseren Zielen tatsächlich näher bringen. Die restlichen 80%, die dringenden Aufgaben, sind vielmehr Zeitdiebe, die nur einen geringen Beitrag zu unserer Zielerreichung leisten.

Wie kommen wir aus dieser Zeitfresser-Falle heraus?
Eine große Hilfe dabei ist das Eisenhower-Prinzip, dessen tägliche Anwendung schnelle Wirkung zeigt.

Download Vorlage Worksheet Eisenhower

Dabei werden alle Aufgaben in 4 Kategorien unterteilt:

• Dringend und wichtig:
  Die Aufgabe unverzüglich selbst erledigen
• Nicht dringend, aber wichtig:
  Einen genauen Termin festlegen und persönlich wahrnehmen.
• Dringend, aber unwichtig:
  Die Aufgabe an einen kompetenten Mitarbeiter / Kollegen delegieren.
• Nicht dringend und unwichtig:
  Die Aufgabe auf unbestimmte Zeit verschieben – oder gleich in den Papierkorb entsorgen.

→ Praxis-Tipp:
Händige die Matrix  an alle Mitarbeiter aus und bitte sie, diese Liste in der täglichen Arbeit zu verwenden. Aktuelle Aufgaben können so auch im Mitarbeitergespräch optimal durchgegangen und überprüft werden.

2. Home Office ermöglichen – ohne Effizienz zu verlieren

Ein sehr großer Hebel für eine bessere Work-Life Balance ist mehr Flexibilität bei der Ortswahl der Arbeit. Durch den Wegfall sparen sich Mitarbeiter im Schnitt 2 Stunden oder mehr pro Tag. Wertvolle Zeit für Arbeit oder Privatleben. Auch Betreuungsaufgaben wie z.B. das Abholen von Kindern, können mit diesem Modell besser bewältigt werden.
Bei entsprechender technischer Ausstattung kann ein Home-Office Platz die gleiche Leistung wie ein Platz im Büro bieten. Der Mitarbeiter kann dann flexibel von zuhause aus oder anderweitig außerhalb des Unternehmens arbeiten.
Und die professionelle Ausstattung eines Heimarbeitsplatzes  muss nicht teuer sein.
Abhilfe schaffen hier virtuelle Telefonanlagen, die alle Kommunikations-Funktionen ortsunabhängig verfügbar machen.

• Anrufe? Kommen direkt auf dem Laptop oder Smartphone an. Als säße man im Büro. Und abgehende Anrufe gehen über die Office Nummer raus, egal wo man ist.
• Faxe? Können direkt auf Laptop oder Smartphone abgerufen und sogar versendet werden.
• Zugriff auf relevante Arbeitsmaterialien und Informationen? Über einen VPN Zugang kann über den Laptop sicher auf das Firmennetzwerk zugegriffen werden. Oder man nutzt eine File-Sharing Funktion – wie zum Beispiel bei bluePBX enthalten. Damit können Mitarbeiter ganz einfach Dateien untereinander teilen.
• Schnell mal kurz abstimmen? Kein Problem – wenn man eine Chat Funktion nutzen kann. bluePBX bietet hier einen umfänglichen Team-Chat, mit dem alle Teammitglieder gegenseitig Überblick über die Erreichbarkeit haben und jederzeit chatten können. Dies ermöglicht spontane Abstimmung – ohne gleich anzurufen oder lange Emails zu schreiben.

3. Auch Reisezeit optimal nutzen

Durch Reisezeit geht oft wertvolle Arbeitszeit verloren. Hier können die Funktionen einer VoIP Telefonanlage helfen. Mitarbeiter bleiben somit auch auf Reisen erreichbar wie im Büro. Besonderer Vorteil der Anlage bluePBX: Mit dem bluePBX Communicator und der mobile App Communicator Go können Telefon, Fax, Video- und Telefonkonferenzen auch unterwegs genutzt werden.

• Beste Erreichbarkeit: Über die App sind Sie mobil unter der Büronummer erreichbar. Und selbst wenn das Mobilfunknetz mal schlecht sein sollte, können Anrufe über eine Weiterleitung der Mobilnummer auf die Büronummer über WLAN bzw. das mobile Datennetz geführt werden.
• Presence Funktion: Diese Funktion zeigt den Status des gesamten Teams. Wer telefoniert? Wer ist offline?

→ Praxis-Tipp für Sparfüchse:
Auf Reisen im Ausland kann man mit bluePBX einfach über W-LAN telefonieren und erreicht werden. Zum Preis eines Ortsgespräches / Gespräches innerhalb Deutschlands. Praktisch, oder?

4. Meetings einsparen

Muss es wirklich jedes Mal ein persönliches  Meeting in großer Runde sein?
Durch Telefon- und Video-Konferenzenkann wertvolle Zeit gespart und effizient gearbeitet werden. Zudem werden Reisekosten gespart und virtuelle Teams können sich dennoch „live“ erleben.

5. Positives Betriebsklima schaffen

Durch gezielte Angebote kannst Du das „Wir Gefühl“ im Team stärken.

Regelmäßige Team-Meetings schaffen Zusammengehörigkeit und Transparenz im Team:
Wer arbeitet an welchen Projekten? Wie ist der Status? Was sind Herausforderungen?
Feedback vom Team auf aktuelle Themen?
Um optimal voneinander zu lernen kann ejder Mitarbeiter seine wöchentlichen High- / Lowlights nennen.

Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten, beispielsweise After-Work Parties, Sport oder Team-Mittagessen fördern ein positives Klima.

Auch durch Collaboration Software wie der bluePBX Communicator kann das „Wir Gefühl“ sehr gestärkt werden. Man sieht das gesamte Team im Überblick, kann mit
einem Klick den Chat öffnen oder Dateien versenden. Die Presence Funktion gibt Auskunft, wer gerade Online ist, telefoniert oder erreichbar ist.

→ Praxis-Tipp:
Für Projektteams können im bluePBX Communicator eigene Gruppen erstellt werden . So können virtuelle Teams optimal miteinander vernetzt werden und besonders effizient arbeiten.

6. Intelligente Verteilung der Arbeitszeit

Die Gestaltung der Arbeitszeit ist natürlich eine der effektivsten Stellschrauben für eine bessere Work-Life-Balance. Lage und Dauer der betrieblichen Arbeitszeit haben maßgeblichen Einfluss auf das Leben der Mitarbeiter.

Viele Mitarbeiter wünschen sich flexiblerer Arbeitszeiten. Gleitzeitarbeit ermöglicht hier einen besseren zeitlichen Gestaltungsspielraum. Wenn es die Aufgabe zulässt, sind flexible Arbeitszeiten ein guter Weg zu höherer Mitarbeiter-Zufriedenheit.

Neben der klassischen Vollzeit-Stelle könnte man über vollzeitnahe Teilzeitarbeit (25 bis 34 Stunden/Woche) oder vollzeitferner Teilzeitarbeit (bis 24 Stunden/Woche) nachdenken.

Statt der Reduktion von Arbeitszeit können auch flexiblere Arbeitszeiten eine Lösung sein. Beispielsweise Job-Sharing und Arbeitsteam-Modelle. Dabei werden  die Arbeitsaufgaben an die Mitarbeiter übertragen und diese klären selbstständig, wie Aufgaben, Timing und Vertretungen organisiert werden.