Im Gegensatz zum Hardphone ist das Softphone physisch nicht vorhanden. Es ist eine Software die auf dem Rechner installiert wird und die Funktionalität eines klassischen Telefonapparates simuliert. Ein am Rechner angeschlossenes Headset ersetzt den üblichen Telefonhörer. Softphones sind oft mit umfangreichen CTI Funktionen ausgestattet und bieten somit einen Mehrwert gegenüber klassischen Hardphone Apparaten.